1. Controlador e identificação
A ACTIVE WARE INDÚSTRIA ELETRÔNICA LTDA., inscrita no CNPJ nº 02.592.344/0001-62, com sede na Rua Teixeira e Sousa, 211, Água Branca, São Paulo/SP, CEP 05003-050, trata dados pessoais no contexto do Net AWBook conforme a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD), demais normas aplicáveis e suas diretrizes internas de governança em privacidade.
Em determinadas situações, especialmente quando uma clínica ou dentista cadastra pacientes, imagens e informações clínicas no sistema, a clínica ou o profissional pode atuar como controlador dos dados que insere, cabendo à ActiveWare prestar a plataforma e realizar tratamentos necessários para operação, segurança, suporte e execução do serviço.
2. Canal de privacidade e encarregado
A ActiveWare mantém canal específico para assuntos de privacidade, proteção de dados e exercício de direitos de titulares: privacidade@activeware.com.br.
O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais atua como canal de comunicação entre a ActiveWare, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), recebendo solicitações, reclamações e comunicações relacionadas à proteção de dados pessoais.
3. A quem esta política se aplica
Esta política se aplica a:
- dentistas, administradores de clínicas e profissionais vinculados a contas do Net AWBook;
- colaboradores autorizados, secretárias, responsáveis financeiros, TSBs, auditores e demais usuários convidados por clínicas;
- pacientes cujos dados, imagens, documentos ou relatórios sejam inseridos por usuários autorizados;
- visitantes das páginas públicas do Net AWBook, incluindo páginas de login, cadastro, planos, termos e privacidade;
- pessoas que entram em contato com a ActiveWare para suporte, atendimento comercial, financeiro, técnico ou exercício de direitos;
- representantes legais, fornecedores, parceiros e terceiros envolvidos na prestação ou suporte do serviço.
4. Dados cadastrais e de identificação
Podemos tratar dados como nome, e-mail, telefone, celular, endereço, documento, qualificação profissional, vínculo com clínica, função, permissões, dados de cadastro, dados de faturamento e informações necessárias para identificar usuários e operar a conta.
Esses dados são usados para criação de conta, autenticação, confirmação de celular, vínculo com clínica, suporte, contratação, emissão de cobranças, comunicação operacional, segurança e cumprimento de obrigações legais ou contratuais.
5. Dados de acesso, autenticação e segurança
O Net AWBook pode tratar login, senha protegida, códigos de acesso, confirmação por e-mail, SMS ou WhatsApp, provedores de login social, data e hora de acesso, endereço IP, navegador, dispositivo, registros de sessão, eventos de erro, logs de segurança e histórico de ações relevantes dentro da plataforma.
Esses dados são necessários para autenticar usuários, impedir acessos indevidos, manter a integridade da plataforma, investigar incidentes, cumprir obrigações legais, preservar evidências e melhorar estabilidade e desempenho.
6. Dados de clínicas, equipes e permissões
Quando uma clínica utiliza o Net AWBook, podemos tratar dados de identificação da clínica, endereço, telefone, usuários vinculados, papéis, permissões, convites, responsáveis financeiros, administradores, plano contratado, configurações de acesso, registros de uso e preferências operacionais.
A clínica e seus administradores são responsáveis por manter usuários e permissões atualizados, removendo acessos que não sejam mais necessários e garantindo que apenas pessoas autorizadas acessem dados de pacientes.
7. Dados de pacientes
Usuários autorizados podem cadastrar dados de pacientes no Net AWBook, incluindo nome, dados de contato, informações associadas ao atendimento odontológico, imagens, documentos, relatórios, observações e vínculos com dentistas ou clínicas.
A inserção desses dados deve ocorrer somente quando houver base legal adequada, relação profissional, autorização, dever legal ou outra justificativa compatível com a LGPD e com as normas aplicáveis à atividade odontológica.
8. Imagens clínicas e dados pessoais sensíveis
Fotos intraorais, imagens de sorriso, face, radiografias, marcações, anotações, relatórios e documentos clínicos podem revelar informações sobre saúde, tratamentos, condições odontológicas ou identificação de pacientes. Esses dados podem ser considerados dados pessoais sensíveis.
A ActiveWare trata esses dados para viabilizar as funcionalidades solicitadas pelo usuário, como armazenamento, organização, exibição, edição, recuperação, relatórios, compartilhamentos autorizados, apoio visual e suporte técnico. O usuário ou clínica que insere os dados continua responsável pela licitude da coleta e do uso no contexto do atendimento.
9. Dados de assinatura, cobrança e pagamento
Podemos tratar informações relacionadas a planos, periodicidade, valor, vencimento, cupons, histórico de cobranças, status de pagamento, forma de pagamento, identificadores de transação, notas, eventos financeiros e dados necessários para processar assinatura ou suporte financeiro.
Dados de pagamento podem ser tratados com provedores especializados, bancos, instituições financeiras, sistemas de cobrança, antifraude e intermediadores necessários para processar cartão, Pix, boleto ou outros meios disponíveis.
10. Dados de suporte, atendimento e comunicação
Quando o usuário entra em contato com a ActiveWare, podemos tratar mensagens, e-mails, telefones, prints, descrições de problema, logs enviados para diagnóstico, histórico de atendimento, solicitações comerciais e informações necessárias para resolver dúvidas, corrigir falhas, orientar uso ou atender solicitações.
11. Cookies, analytics e tecnologias semelhantes
Podemos utilizar cookies e tecnologias semelhantes para funcionamento das páginas, segurança, autenticação, preferências, medição de audiência, melhoria de experiência, análise de navegação e atendimento. Algumas ferramentas de terceiros podem receber dados técnicos de navegação, como IP, dispositivo, navegador, páginas acessadas e eventos de interação.
Cookies estritamente necessários podem ser indispensáveis ao funcionamento adequado do site e do sistema. Outros recursos de análise e melhoria ajudam a entender uso agregado, desempenho e pontos de fricção da plataforma.
12. Como os dados são obtidos
Os dados podem ser obtidos quando:
- o usuário cria conta, faz login, confirma telefone, completa cadastro ou altera dados pessoais;
- a clínica convida usuários, define permissões, cadastra responsáveis ou configura recursos;
- dentistas ou equipes inserem pacientes, imagens, documentos, relatórios, anotações ou informações clínicas;
- o usuário utiliza câmera, upload, importação, editor de imagens, relatórios, IA, assinatura ou suporte;
- há navegação nas páginas públicas ou interação com cookies, analytics e ferramentas de atendimento;
- o titular ou representante envia solicitação de acesso, correção, eliminação, oposição ou outro direito previsto na LGPD.
13. Finalidades do tratamento
Tratamos dados pessoais para:
- criar, autenticar, recuperar e proteger contas de usuários;
- operar o Net AWBook e suas funcionalidades de pacientes, fotos, relatórios, câmera, armazenamento, assinatura e suporte;
- permitir organização, edição, visualização, recuperação e compartilhamento autorizado de imagens e documentos;
- administrar clínicas, usuários, papéis, permissões e vínculos profissionais;
- processar pagamentos, cobranças, renovação de assinatura, alteração de plano e suporte financeiro;
- enviar comunicações operacionais, avisos de segurança, notificações de conta, suporte e informações administrativas;
- cumprir obrigações legais, fiscais, regulatórias, contratuais e ordens de autoridades competentes;
- prevenir fraudes, proteger a plataforma, investigar incidentes e manter registros de auditoria;
- melhorar estabilidade, desempenho, experiência, segurança, recursos e qualidade do produto;
- atender titulares de dados, clínicas, usuários e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
14. Bases legais utilizadas
Conforme a situação, o tratamento pode se apoiar nas seguintes bases legais previstas na LGPD:
- execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados ao uso do Net AWBook;
- cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
- exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
- consentimento, quando necessário para finalidade específica;
- legítimo interesse, respeitados direitos e liberdades fundamentais dos titulares;
- proteção do crédito e prevenção de fraude em contexto de cobrança e pagamento;
- tutela da saúde, quando aplicável ao contexto profissional conduzido pelo dentista ou clínica responsável.
15. Responsabilidades de dentistas e clínicas
Dentistas e clínicas são responsáveis por informar pacientes quando necessário, obter autorizações cabíveis, respeitar sigilo profissional, definir quem pode acessar dados, limitar o uso às finalidades legítimas e observar normas aplicáveis à documentação e à atividade odontológica.
A ActiveWare não determina quais pacientes devem ser cadastrados, quais imagens devem ser enviadas nem qual conteúdo clínico deve ser produzido. Essas decisões pertencem ao profissional ou clínica responsável pelo atendimento.
16. Compartilhamento de dados
Podemos compartilhar dados pessoais, sempre de forma compatível com as finalidades descritas, com:
- fornecedores de infraestrutura, hospedagem em nuvem, armazenamento, segurança, monitoramento, backup e processamento técnico;
- provedores de pagamento, cobrança, antifraude, instituições financeiras e serviços necessários à assinatura;
- serviços de comunicação por e-mail, SMS, WhatsApp, autenticação, atendimento e suporte;
- ferramentas de analytics, melhoria de produto, estabilidade, diagnóstico e monitoramento de erros;
- prestadores contratados pela ActiveWare sob obrigações de confidencialidade e proteção de dados;
- autoridades públicas, Poder Judiciário, órgãos reguladores ou terceiros quando houver obrigação legal, ordem válida ou defesa de direitos;
- terceiros indicados ou autorizados pelo usuário, clínica ou titular, conforme o caso.
Quando fornecedores ou operadores tratam dados pessoais em nome da ActiveWare, devem observar padrões compatíveis de segurança, confidencialidade e proteção de dados.
17. Transferência internacional de dados
Alguns fornecedores de tecnologia, hospedagem, comunicação, analytics, pagamento, suporte ou segurança podem operar fora do Brasil ou utilizar infraestrutura internacional. Quando houver transferência internacional, a ActiveWare adotará medidas compatíveis com a LGPD para proteger os dados pessoais envolvidos.
18. Armazenamento e retenção
Os dados pessoais serão armazenados pelo período necessário para cumprir as finalidades desta política, manter a conta e os recursos contratados, preservar segurança, cumprir obrigações legais, fiscais ou regulatórias, exercer direitos, atender autoridades e executar contratos.
Dados de pacientes, imagens clínicas e relatórios podem permanecer armazenados enquanto a conta, a clínica ou o plano estiverem ativos, conforme configurações do sistema, regras de lixeira, restauração, limites de armazenamento e obrigações aplicáveis.
Quando os dados deixarem de ser necessários e não houver obrigação ou autorização legal para conservação, eles poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos apenas de forma segura e restrita para finalidades legais.
19. Segurança da informação
A ActiveWare adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais destinadas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, alteração, divulgação indevida ou tratamento inadequado. Entre essas medidas estão controle de acesso, credenciais individuais, política de senhas, canais seguros de comunicação, monitoramento, procedimentos internos, treinamento e práticas de prevenção.
O usuário também deve proteger seus dispositivos, e-mails, telefones, senhas, códigos de acesso e contas de login social. O compartilhamento indevido de credenciais ou o uso de dispositivos inseguros pode comprometer a proteção dos dados.
20. Incidentes de segurança
Caso ocorra incidente de segurança relevante envolvendo dados pessoais, a ActiveWare adotará providências de investigação, contenção, avaliação de risco, comunicação quando aplicável e melhoria dos controles internos, conforme a LGPD e orientações da ANPD.
Usuários devem comunicar imediatamente suspeitas de acesso indevido, vazamento, perda de credenciais, uso não autorizado de conta ou qualquer evento que possa comprometer dados de pacientes, clínicas ou usuários.
21. Direitos dos titulares
Nos termos da LGPD, titulares podem solicitar, conforme aplicável:
- confirmação da existência de tratamento;
- acesso aos dados pessoais;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
- portabilidade, observadas regulamentações e segredos comercial e industrial;
- eliminação de dados tratados com consentimento, quando cabível;
- informações sobre compartilhamento de dados;
- informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre consequências da negativa;
- revogação do consentimento;
- oposição ao tratamento em hipóteses previstas em lei;
- reclamação perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
22. Como exercer direitos
Solicitações de titulares devem ser enviadas para privacidade@activeware.com.br. Para proteger a privacidade e a segurança, poderemos solicitar informações adicionais para confirmar identidade, vínculo com a clínica, representação legal ou legitimidade do pedido.
Quando a solicitação envolver paciente cadastrado por uma clínica ou dentista, poderá ser necessário envolver o controlador responsável pelo atendimento, especialmente quando a ActiveWare atuar como operadora ou prestadora tecnológica do sistema.
23. Dados de crianças e adolescentes
O Net AWBook pode armazenar dados e imagens de pacientes menores de idade quando inseridos por dentistas ou clínicas no contexto de atendimento odontológico. Nesses casos, o profissional ou clínica responsável deve observar as regras aplicáveis, incluindo autorização dos responsáveis legais quando necessária e tratamento no melhor interesse do menor.
24. Decisões automatizadas
O Net AWBook pode disponibilizar recursos automáticos ou de inteligência artificial para auxiliar organização, análise visual, geração de relatórios, edição ou comunicação. Esses recursos não substituem avaliação profissional e não devem ser usados como decisão clínica sem revisão humana pelo dentista responsável.
25. Alterações desta política
Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas, comerciais ou operacionais do Net AWBook. A versão vigente será disponibilizada nesta página, com indicação da data de atualização.
26. Legislação aplicável
Esta política será interpretada conforme as leis da República Federativa do Brasil, especialmente a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD), e demais normas de proteção de dados aplicáveis.